Dokáže váš telefonní systém plně podporovat vaše podnikání? Komunikace je jedna z nejdůležitějších věcí pro každý podnik. Špatný servis a služby zákazníkům vedou k jejich nespokojenosti, což pak může vést k poklesu tržeb a příjmů. Klesat může i produktivita vašich zaměstnanců kvůli špatné komunikaci s kolegy a klienty. Dokážete si představit tyto problémy i ve vaší společnosti?
Samozřejmě existují nevyhnutelné problémy, kterým musí čelit každý podnik. Pokud jde ale o váš firemní telefonní systém, můžete se těmto problémům vyhnout díky pokročilému systému VoIP PBX.
Níže najdete 6 běžných situací, které poškozují vaši firmu a jejich řešení.
1. Častý obsazovací tón
"Píp..." Ten otravný zvuk volajícímu skoro říká, aby zavěsil. Kolik potenciálních zákazníků kvůli obsazovacímu tónu ztratíte? Podle společnosti Voice Response, Inc., asi 34% volajících, kteří zavěsí, už nikdy nezavolá zpět.
Používáte-li tradiční systém pevných telefonních linek, je pravděpodobné, že obsazovací tón vznikne v případě, kdy někdo zavolá na telefon, který je již obsazen. Kapacita pro simultánní volání v telefonech VoIP je mnohem vyšší. S VoIP PBX systémem navíc můžete využít i některé chytré funkce, které napomáhají minimalizovat nedostupnost a zpříjemnit zážitek z čekání.
- Pusťte hudbu zákazníkům, abyste je udrželi na „čekačce“.
- Přesměrujte hovor na více zaměstnanců pomocí vyzváněcích skupin.
- Směrujte hovory do front.
- Povzbuďte volajícího, aby zanechal hlasovou zprávu.
2. Žádné profesionální pozdravy
Pro mnoho zákazníků je telefonát první interakcí s vaším podnikem. Interaktivní hlasová odezva (IVR) není nic nového. I když se to může zdát jako vlastnost, která se týká výhradně větších podniků nebo call center, běžně je využívají také malé a střední podniky. Důvodem je příjemné zahájení hovoru se zákazníkem standardním přátelským pozdravem. Nicméně, napadlo vás někdy, že špatně navržený skript autoobsluhy může naopak potenciální zákazníky odehnat? Níže jsou 3 největší chyby IVR, kterých byste se měli vyvarovat:
- Nepřeválcujte své zákazníky příliš mnoha možnostmi.
- Nezažeňte zákazníka do kouta, aniž by promluvil se skutečným člověkem.
- Udržujte v menu pouze nejdůležitější informace.
3. Neefektivní tok volání
Zazvoní telefon, ale žádný zaměstnanec jej nezvedne, protože je buď zaneprázdněn, nebo předpokládá, že hovor vezme někdo jiný. Také se vám to stává? Je to proto, že máte buď neefektivní tok volání, nebo dokonce žádný. Zaměstnanci bohužel postupem času ohluchnou ke zvonění. Telefonní systémy VoIP nabízejí množství funkcí, které jsou mimořádně užitečné při budování organizovaného a efektivního toku hovorů, jako například:
- Přesměrujte příchozí hovor na jinou destinaci pomocí přesměrování hovorů, pokud je původní volaná strana nedostupná.
- Sdílejte a rozdělujte hovory mezi zaměstnance díky funkci vyzváněcí skupiny.
- Rozlišujte volání z různých příchozích tras pomocí rozlišného vyzvánění.
- A mnohem víc…
4. Zaměstnanci připoutaní ke stolu
Lze vaše zaměstnance zastihnout, i když jsou na služební cestě? Mohou vaši zaměstnanci přijímat pracovní hovory z osobních zařízení, a přesto uvést číslo firmy? Ať se vám to líbí nebo ne, trend BYOD (Bring Your Own Device) je nevyhnutelný. Pokud vše, co se svým současným systémem děláte, probíhá na místě, nutně potřebujete mobilitu a jednotnou komunikaci. Pokud váš poskytovatel služeb nenabízí stolní nebo mobilní softphone, který by vašim zaměstnancům umožnil konzistentní komunikaci přes více zařízení, je čas hledat jiné možnosti.
Yeastar nabízí bezplatný softphone UC, který umožní kdykoliv navázat komunikaci se zákazníky. S Linkus softphone můžete telefonovat a přijímat hovory s jednotným firemním číslem, nastavovat pravidla přesměrování hovorů, kontrolovat historii hovorů a hlasové zprávy z mobilního telefonu nebo plochy Vašeho počítače. Ještě lepší je, že je k dispozici i prezence a CRM integrace, která pomáhá týmové spolupráci.
5. Být zranitelný kvůli výpadku systému
Vždy byste měli mít plán B, nebo dokonce plán C, když bude potřeba. Přes všechny výhody není VoIP stoprocentně bez rizika. I pro malé podniky by absence plánu v případě výpadku systému mohla mít okamžité a bolestivé následky. Studie zjistily, že severoamerické podniky přicházejí kvůli výpadkům IT o 700 miliard dolarů ročně. Existuje však několik způsobů, jak zajistit, aby volání nebylo nikdy přerušeno. Níže jsou 2 oblíbené možnosti, které vám Yeastar nabízí.
- Telefonní systém lze zálohovat pomocí pohotovostního režimu, kdy sekundární server PBX zrcadlí váš primární telefonní systém v reálném čase a po selhání primárního telefonního systému jej okamžitě převezme.
- V případě krátkého přerušení internetové služby můžete díky předem nakonfigurovanému záložnímu 4G LTE připojení zajistit okamžité a nákladově efektivní náhradní připojení. Připojení 4G LTE lze realizovat pomocí LTE modulu.
6. Přehlížení základního zabezpečení
Stali jste se někdy obětí hackerského útoku? Můžete se potýkat s několikahodinovým výpadkem a poté s kompletní přestavbou systému. Útoky VoIP mohou pocházet z internetu a telefonních linek a vystavit váš podnik podvodu, krádeži důvěrných informací a nakonec poškodit vaši peněženku. Zde jsou některé základní kroky, které můžete provést pro zabezpečení telefonního systému před nejčastějšími útoky VoIP.
- NIKDY nepoužívejte výchozí heslo
- Omezte přihlášení pro správu na předem definované adresy IP
- Umístěte telefonní systém za dostatečný firewall
- Nastavte algoritmy pro sledování chování hovorů
- Pravidelně aktualizujte telefonní systém i koncová zařízení
Možná jste předtím moc nepřemýšleli o tom, jak váš telefonní systém může ovlivnit vaše podnikání, ale teď byste měli. Když vám nefunguje telefon, nefunguje vám ani byznys. Jestliže jsou vám některé z výše popsaných situací známé, neváhejte a poohlédněte se po změně. Pokud stále používáte tradiční systém pevných linek, stojí VoIP za investici ať už zvolíte hardwarový nebo cloudový telefonní systém od společnosti Yeastar.
S návrhem řešení i následnou implementací Vám v Joyce ČR rádi pomůžeme.